LABORATUAR HİZMET ALIMLARI VE KİTLE BİRLİKTE CİHAZ ALIMARI HAKKINDA GÖRÜŞLER
AŞAĞIDAKİ FİKİRLERDEN KIRMIZILAR TEZ SİYAHLAR ANTİTEZ ŞEKLİNDE YAZILDI HANGİ ALIM ŞEKLİNİN AVANTAJLI OLDUĞUNA KARAR VEREMEDİM. SADECE ANLADIĞIMI YAZDIM (BAZEN İFADE ETMEKTE GÜÇLÜK ÇEKTİM KUSURA BAKMAYIN-VEYA BAKIN FARKETMEZ BUNLAR BENİM AKIL DEFTERİ NOTLARIM)
Kit’le Birlikte Alım’da (KBA) bozulan, test amaçlı kullanılan, miadı dolan birçok test kullanılamadığı halde ödenmek durumunda kalınıyordu. Laboratuar Hizmet Alımında (LHA) ise alınan miktar kadar ödeme yapılıyor çünkü ihaleye sonuç karşılığı çıkılıyor.
(KBA şartnamesine konulan hükümlerle bu mahzur telafi edilebilir. Örneğin otomasyon çıktılarına göre alım yapılacaktır denilebilir veya yüzde 15 fazlası alınabilir şeklinde hüküm konabilir)
KBA’da sadece cihaz ve testleri alınabiliyordu. LHA’da ise
-Teknik servis elemanı hazır bulundurulması
-Cihazların kalibresi
-Dış kalite kontrol bağlantısı
-Sonuçların otomasyona aktarımı ile bilgisayar ve yazılım hizmetleri
-Barkodlama hizmeti
-Depolama hizmeti
-Atık bertarafı
(KBA’da bunların istenmesine engel yok, bazılarına ihtiyaç yok;
-Cihaz kalibresi yine istenebilir
-Dış kalite de istenir
-Yazılım isteniyor, her hastanenin kendi otomasyonu var, sadece ona entegre oluyor, barkodlama da öyle
-Atık da istenebilir.)
KBA’da yetkili satıcı istenir. LHA’da istenmez. Bu isteklilerin ihtiyacı istediği şekilde (gerekirse iş ortaklıkları ile) tedarik edebilmesine imkan veriyor. Bu da rekabeti artırıyor.
(KBA’da rekabet daha fazladır. Her cihaz için ayrı rekabet yaşanır. Laboratuar Hizmet İhalesinde ise tüm laboratuar aynı istekliye ihale edileceğinden ve tek isteklinin tüm cihazları tedarik ederek kit sağlaması çok zor olduğu göz önünde bulundurulduğunda, istekliler hizmet ihalesini ancak farklı firmaların cihazlarıyla, bu cihaz sahiplerine kar dağıtmak ve bu firmalardan kit almak suretiyle sürdürebiliyor. Bu da rekabeti yıpratıyor.)
Fiyatlar LHA’nda daha fazla hizmet alındığından LHA daha pahalı olmalıdır.
(İstekli açısından düşünüldüğünde “çalışılan kit arttığında kar artar” düşüncesinden hareketle LHA ihalesinin yüklenicisi daha yüksek kar edecektir. İhalede daha yüksek kar oluşacağına göre daha düşük fiyat mümkün olacaktır.
Ayrıca KBA’da yıllarca firmalar en çok 5 yaşında malzemelerini laboratuarlarda kit karşılığı çalıştırarak amorti ettiler. Kit fiyatlarına yüklenen (normal olarak) cihaz maliyetleri ile cihazların amortismanı tükendi. LHA’lar 10 yaş malzemeyi kabul ettiğinden 5-10 yaş arası cihazlar kullanılabilecek ve cihaz maliyeti amorti edildiğinden kit maliyetini tahsil etmeleri yeterli olacaktır.)
LHA’da aynı firma ve aynı teknik hizmetle muhatap olunur. Bu büyük rahatlık sağlar. Sorumluluk tek yükleniciye bırakılacak.
(Tek firma tüm cihazları sağlayamadığından, diğer firma cihazlarını kullanacağından bu avantajdan yararlanmak sınırlı olacaktır.
LHA’yı alabilen istekli 10 yaşına kadar ömürde, eski daha önce KBA ihaleleriyle 5 yılda amorti edilmiş cihazıyla bazen cihaz maliyeti olmadan, bazen çok az cihaz maliyetiyle hizmet vermekte; diğer taraftan çok fazla miktar test çalışacağından karı da çok olacaktır. BU DURUMDA LHA SONUCU ORTAYA ÇIKAN FİYAT DAHA DÜŞÜK OLMALIDIR.
3.01.2010
DMO ALIM
KAMU KURUM VE KURULUŞLARININ DEVLET MALZEME OFİSİNDEN
YAPACAKLARI MAL VE MALZEME TALEPLERİNE
İLİŞKİN YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; kamu kurum ve kuruluşlarının Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğünden yapacakları mal ve malzeme taleplerine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, kamu hukukuna tabi olan veya kamunun denetimi altında bulunan ya da kamu kaynağı kullanan kamu kurum ve kuruluşlarının, Ana Statüde belirlenen faaliyet konuları kapsamındaki mal ve malzeme taleplerini kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 8/6/1984 tarihli ve 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Ana Statü: 4/5/2007 tarihli ve 26512 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü Ana Statüsünü,
b) DMO: Devlet Malzeme Ofisini,
c) KHK: 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkındaki Kanun Hükmünde Kararnameyi,
ç) Katalog: Piyasa araştırması ve pazarlık yöntemiyle tespit edilen ürünlerin teknik özellikleri ile fiyatlarının gösterildiği, Ofisle müteşebbisler arasında muayyen bir dönem için yapılan, karşılıklı olarak alım ve satım taahhüdünü içeren bir sözleşmeye, çerçeve anlaşmaya veya protokole dayanan ve elektronik ortamda da sunulan hizmeti,
d) Ofis: Sermayesinin tamamı Devlete ait, iktisadi alanda ticari esaslara göre faaliyet göstermek üzere kurulan Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğünü,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Ofisin Yapısı, Amaç ve Faaliyet Konuları ve İstisna Hükümleri
Ofisin amaç ve faaliyet konuları
MADDE 5 – (1) Ofis, kamu hukukuna tabi olan veya kamunun denetimi altında bulunan ya da kamu kaynağı kullanan kamu kurum ve kuruluşlarının;
a) Kâğıt, karton, mukavva ve bunların mamulüne,
b) Her çeşit kırtasiye ve büro malzemesi ile mefruşatına,
c) Büro makineleri, bilişim teknolojisi ürünleri, sair makineler ve aletleri ile ofis otomasyonu hariç paket program yazılımına,
ç) Kamu kurum ve kuruluşlarının sair döşeme, demirbaş, makine ve teçhizatlardan ortak kullanım konusu olanlarına,
d) Çeşitli temizlik malzemeleri ile temizlik araç ve ekipmanlarına,
e) Sabit tesisler hariç aydınlatma cihazları ve ısıtma-soğutma araçlarına,
f) Basılı formlar, sağlık karnesi, bildirim ve beyanname çeşitlerine,
g) Taşıt ve iş makineleri (bisiklet dahil), bunların iç ve dış lastikleri ile akaryakıt ve akülerinin alımına,
ğ) Toplu ilaç ve tıbbi malzeme alımına,
ilişkin mal ve malzeme ihtiyaçlarının tedarik ve dağıtımını bunlar adına temin eder.
(2) Ofisçe özel sektöre mal ve malzeme satışı yapılamaz.
(3) Ofisten yapılacak taleplerde kamu kurum ve kuruluşlarınca; Ofisin, faaliyet alanına giren her türlü mal ve malzeme ihtiyaçlarının iç ve dış piyasadan, öncelikle yerinden ve ilk elden, toplu alımların sağladığı fiyat avantajlarından azami ölçüde yararlanarak en ekonomik biçimde mutad ticari usullerle tek elden karşılamak üzere, merkezi satınalma işlevini yürütmek amacıyla kurulduğu göz önünde bulundurulur.
Ofisin tedarik usulleri
MADDE 6 – (1) Ofis, kamu kurum ve kuruluşlarınca yapılacak mal ve malzeme taleplerini aşağıdaki usullerde tedarik eder.
a) Stok ürünleri ile tedarik; talep konusu malzemenin, alımı yapılan ve stoklanan malzemeden temin edilmesidir.
b) Katalog ürünleri ile tedarik; talep konusu malzemenin, tedarikçilerden Açık Satışlara Ait Satınalma Sözleşmesi, Protokol ve Çerçeve Anlaşmalar kapsamında temin edilmesidir.
c) Müteferrik tedarik; talep konusu malzemenin, Ana Statüde yer alan mal ve malzeme olmakla birlikte, stok ürünleri arasında bulunmadığı veya mevcudu olmadığı veya katalog ürünleri arasında yer almadığı hallerde temin edilmesidir.
Ofisin satış organları
MADDE 7 – (1) Ofisin satış organları aşağıda belirtilmiştir.
a) Pazarlama Daire Başkanlığı,
b) Basım İşletmesi Müdürlüğü,
c) Bölge müdürlükleri,
ç) İrtibat büroları.
Ofisin satış şekilleri
MADDE 8 – (1) Ofis satışları esas itibariyle müşteri taleplerine ilişkin mal ve malzeme bedelinin peşin olarak Ofis hesaplarına intikalini müteakip yapılır.
(2) Ofis satışları Yönetim Kurulunca uygun görülmesi halinde aşağıdaki şekillerde de yapılabilir.
a) Kredili satış; bedeli daha sonra tahsil edilmek üzere yapılan satıştır.
b) Kampanyalı satış; belirli ürünlerde sınırlı süreler için indirimli fiyatlar uygulanarak yapılan satıştır.
c) Promosyonlu satış; belirli ürünlerin, belirli miktar ya da tutarda alınması durumunda yanında bedelsiz mal verilmek suretiyle yapılan satıştır.
ç) Tahditli satış; tüm müşteri taleplerinin karşılanamaması durumunda ürünlerin imkânlar oranında ve daha çok müşterinin ihtiyacını karşılayabilmek bakımından sınırlandırılarak yapılan satıştır.
d) İhalelere katılım suretiyle satış; Ofis faaliyetleri kapsamındaki mal ve hizmetlere ilişkin olarak kamu kurum ve kuruluşlarınca açılan ihalelere katılmak suretiyle yapılabilecek satıştır.
Satış şekillerinin duyurulması
MADDE 9 – (1) Müşterileri ilgilendiren Ofis satış şekilleri ile satış şekillerinde yapılan değişiklikler Ofis internet sitesi veya fiyat listeleri vasıtasıyla duyurulur.
Ofisin denetim ve kontrol hakkı
MADDE 10 – (1) Ofis, katalog ve müteferrik tedarik kapsamındaki mal ve malzemeleri, tedarikçi firmalar nezdinde üretim, kamu kurum ve kuruluşlarında ise teslim ve kullanım aşamasında denetim ve kontrol yapma veya yaptırma hakkına sahiptir.
Ofise bildirim yükümlülüğü
MADDE 11 – (1) Kamu kurum ve kuruluşları, 4/5/2007 tarihli ve 26512 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü Ana Statüsünün 7 nci maddesinin dokuzuncu fıkrası gereğince, Ofis kataloğunda yer alan ürünleri piyasadan temin etmeleri halinde, bunların teknik özelliklerini de belirten ayrıntılı listesini ve fiyatlarını on gün içerisinde Ofise bildirmekle yükümlüdürler.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Mal ve Malzeme Taleplerine İlişkin İşlemler
Taleplerin yapılacağı yer
MADDE 12 – (1) Kamu kurum ve kuruluşlarınca ihtiyaç duyulan mal ve malzemenin, öncelikle Ofisin internet satış sitesinden, basılı ürün kataloğundan veya malzeme fiyat listesinden seçilmesi ve oluşan talebin elektronik ortamda veya bağlı olunan satış organına yazılı olarak yapılması esastır.
(2) Ancak bedelinin ödenmesi ve nakliyesinin de kendileri tarafından yapılması şartıyla bağlı olunan satış organı dışındaki satış organlarından da malzeme alınması mümkündür.
Talep şekli
MADDE 13 – (1) Malzeme talep listesi veya talep yazısının, müşteri yetkilileriyle, mutemedinin adı soyadı ve unvanlarını belirtir şekilde ve imzalı olması gerekir.
(2) Malzeme talep listesi veya talep yazısında seçilecek ürünün Ofis ürün kodu, malzemenin cinsi, ölçeği, varsa marka, model, orijinal ürün kodu, ayırt edici özellikleri ve istenilen miktarı ile birim fiyatı ve tutarı açık bir şekilde belirtilir.
(3) Katalog kapsamındaki tedarikçilerle yapılan anlaşmalarda her bir siparişten önce belli teslim süreleri öngörüldüğünden, katalog kapsamında malzeme talebinde bulunan kamu kurum ve kuruluşlarınca, ihtiyaçların ivedi ve belli bir zamandan önce karşılanması gerekliyse bu husus açık olarak belirtilir.
(4) Talep konusu mal ve malzemenin; Ofisin faaliyet alanına girmekle birlikte, stok ve katalog ürünleri arasında bulunmadığı hallerde; talebe konu ürünün cinsi, ölçeği, miktarı, varsa marka, model ve orijinal ürün kodu, tahmini fiyatı ve tutarı veya bu iş için ayrılan ödenek miktarı belirtilerek yazılı olarak istenmesi, şartname düzenlenerek talepte bulunulması gereken hallerde ise hiçbir marka ve modeli tanımlamayacak, rekabete açık şekilde teknik şartname hazırlanması, teknik şartnamenin her sayfasının onaylanması ve talep konusu mal ve malzemenin tahmini fiyatı ve tutarı veya bu iş için ayrılan ödenek miktarı bildirilir.
(5) Mal ve malzeme taleplerinin Ofisin elektronik satış sitesinden yapılması için öncelikle elektronik satış üyelik işlemlerinin tamamlanması ve kullanıcı müşteri numarası ve şifresi Ofisten alınır.
(6) Malzemenin Ofisçe adreslerine teslim edilmesini isteyen kamu kurum ve kuruluşlarının bu isteklerini ve teslim adreslerini açık ve doğru olarak belirtmeleri gerekir.
Taşıt talepleri
MADDE 14 – (1) Kamu kurum ve kuruluşlarının Ofisden talep edecekleri taşıtlar için, 5/1/1961 tarihli ve 237 sayılı Taşıt Kanununun 10 uncu madde hükümleri uygulanır.
(2) 237 sayılı Taşıt Kanununa tabi olmayan, arazöz, damperli kamyon, çöp kamyonu ve vidanjör gibi taşıtlar, doğrudan DMO Genel Müdürlüğü Pazarlama Daire Başkanlığından talep edilir.
(3) Talep edilen taşıtın tahmini tutarı ile yapılan ihale veya pazarlık sonucunda doğabilecek fiyat farklarının öngörülen süre içinde Ofis hesaplarına yatırılması gerekir.
Talebin değiştirilmesi veya iptali
MADDE 15 – (1) Kamu kurum ve kuruluşlarınca katalog kapsamındaki ürünlerden talepte bulunulması ve Ofis tarafından tedarikçi firmalara sipariş verilmesi veya firmalarla sözleşme düzenlenmesinden sonra, kamu kurum veya kuruluşunun talep konusu ürünün nitelik ve vasıflarında ihtiyacına binaen değişiklik yapması gerektiğinde; bu durumdan Ofis hemen haberdar edilmek ve tedarikçi firma ile Ofis mutabakatı sağlanmak şartıyla, alımdan tamamen veya kısmen vazgeçilmesi ve ihtiyaca uygun yeni malzemenin ivedi şekilde temin edilmesi yoluna gidilebilir.
(2) Kamu kurum ve kuruluşları, müteferrik tedarik kapsamındaki taleplerinde Ofis tarafından ihaleye çıkılıncaya kadar (ihale veya pazarlık tarihine kadar) ihtiyaçlarına binaen değişiklik yapabilirler.
(3) Kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri üzerine Ofis tarafından firmalara sipariş verilmesi veya firmalarla sözleşme düzenlenmesinden sonra, kamu kurum ve kuruluşu, Ofis ve yüklenicinin kabul etmesi ve masraflarının ödenmesi şartıyla taleplerinden vazgeçebilirler.
Firma, ürün ve parasal sınırlamalar
MADDE 16 – (1) Stok ürünleri ile tedarikte; Ofis stoklarında bulunan malzeme taleplerinde firma, ürün veya parasal sınır bulunmamaktadır. Ofis ihalelerini kazanan tedarikçilere bağlı olarak Ofisin cari stok malzemelerinin marka ve model gibi tanıtıcı özellikleri, zaman içinde farklılık gösterebileceğinden, kamu kurum ve kuruluşlarınca malzeme taleplerinde bu hususun dikkate alınarak, önceki Ofis stoklarında yer alan marka veya modelde ısrar edilmemesi gerekir.
(2) Katalog ürünleri ile tedarikte;
a) Kamu kurum ve kuruluşlarının, Ofisçe satışı yapılan katalog ürünlerinde öncelikle birden fazla, mümkün olması halinde en az üç ve fiyatları birbirine en yakın firma ürünlerini tercih etmek suretiyle talepte bulunmaları gerekir.
b) Ancak, tüm sorumluluk talepte bulunan ihtiyaç sahibi kamu kurum ve kuruluşuna ait olmak üzere talebin tek bir firmadan veya tek marka olarak yapılması halinde;
1) Ofisçe satışı yapılan katalog ürünleri arasından 100.000 Türk Lirasına kadar tek bir firmadan yapılacak talepler, miktara bağlı iskontolar da dikkate alınarak doğrudan satış organlarınca tedarikçi firmalara sipariş verilmek,
2) 100.000 Türk Lirası ile 400.000 Türk Lirası arasında bir katalog firmasından yapılacak taleplerde tedarikçi firma ile pazarlık yapılmak,
3) 400.000 Türk Lirası üzerindeki taleplerin ilan edilen katalog firmalarından aynı ürünlerde fiyatları birbirine yaklaşık olan en az üç katalog firması ürünleri arasından seçilmesi (aynı ürün için ilan edilen katalog firması sayısının üçten az olması halinde var olan firmalardan tercih yapılabilir) veya teknik şartname hazırlanmak suretiyle istenmesi halinde talep ihale yapılmak,
suretiyle karşılanır.
4) 400.000 Türk Lirası üzerinde tek bir katalog firmasından yapılacak talepler ile bu miktarı geçen tek markaya ilişkin talepler karşılanmayacaktır. Ancak taşıt, iş makinesi ve üst yapılı araç talepleri 400.000 Türk Lirası sınırlamasına tabi değildir.
5) Yapılacak pazarlık veya ihale sonucunda sağlanacak ilave indirimler ile miktar iskontolarından talepte bulunan kamu kurum ve kuruluşları yararlandırılacaktır.
c) Teknik şartname hazırlanmaksızın farklı tedarikçilerin katalogdaki ürünleri arasından seçim yapılırken, ihalede rekabetin sağlanması ve uygun fiyatın temini açısından tedarikçilerin birbiriyle kıyaslanabilir, ortak teknik özelliklere sahip ürünlerinin seçilmesi gerekir.
(3) Müteferrik tedarikte; İhtiyaç sahibi kamu kurum ve kuruluşları tarafından yaklaşık maliyeti 100.000 Türk Lirasını aşmayan müteferrik alım talepleri bir firmadan gerçekleştirilebilecektir. Bu tutarı aşan talepler ise; bir firma yahut herhangi bir marka belirtilmesi yerine, ihtiyaç duyulan malzemenin muadili sayılabilecek birden fazla marka ve birden fazla firmaya ait ürünler seçilerek veya teknik şartname düzenlenerek talepte bulunulması halinde karşılanacaktır. Taşıt, iş makinesi ve üst yapılı araç talepleri 100.000 Türk Lirası sınırlamasına tabi değildir. Tek marka veya tek firmadan talepte bulunulması halinde; tüm sorumluluk ihtiyaç sahibi kurum veya kuruluşa ait olacaktır.
(4) Bu maddedeki parasal sınırlar Ofis Yönetim Kurulunca, ihtiyaca göre yeniden belirlenebilir veya değiştirilebilir.
Güncel satış fiyatları ve kur farkları
MADDE 17 – (1) Ofis stok malzemelerinin satış fiyatları alış maliyetlerine ve piyasa cari fiyatlarına göre, katalog kapsamında yer alan ürünlerin satış fiyatları ise, Türk Lirası bazında olanların dört aylık dönemler halinde, ÜFE oranı veya sektörel maliyetler dikkate alınarak belirlenir.
(2) Ofisçe, satış fiyatı Türk Lirası olarak belirlenmekle birlikte dövize bağlı ürünlerin satış fiyatları, döviz kurlarında meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak belirlenir.
(3) Ofisçe, satış fiyatı döviz cinsinden belirlenen ürünlerin fiyatları sözleşme dönemince sabittir. İthalatta alınan vergilere bağlı fiyat değişiklikleri hariç olmak üzere bu döviz fiyatı genelde bir yıllık dönemi kapsar.
(4) Satış fiyatlarına Katma Değer Vergisi ve taşıtlarda Özel Tüketim Vergisi dahil değildir.
(5) Güncel satış fiyatları ile katalog kapsamında yapılan satışlarda ürün gurupları itibariyle uygulanmakta olan miktar iskontoları Ofis web sitesinden veya satış organlarından takip edilir ve satış anındaki fiyatlar geçerlidir.
Kredili, kampanyalı veya promosyonlu satış uygulamaları
MADDE 18 – (1) Kredili satış; kağıt, kırtasiye gibi stok ürünleri ile acil ilaç ve tıbbi malzeme satışlarında uygulanır.
(2) Kampanyalı veya promosyonlu satış; katalog kapsamındaki tedarikçilerin piyasaya sağladıkları kampanya veya promosyonlar ile kamu kurum ve kuruluşlarına özel olarak sağlanacak kampanya veya promosyonlarda uygulanır.
(3) Bu satışlara ilişkin usul ve esaslar Genel Müdürlükçe belirlenerek duyurulur.
Mal ve malzeme bedellerinin yatırılması
MADDE 19 – (1) Mal ve malzeme bedelleri, müşterilerce mal ve malzemenin alınacağı satış organı veznesine veya Ofis adına açılmış bulunan banka hesabı carileri ile diğer Ofis teşkilatı veznelerine yatırılır.
Bakiyelerin iadesi
MADDE 20 – (1) Kamu kurum ve kuruluşlarının malzeme bedeli olarak Ofis hesaplarına yatırmış oldukları tutarların bakiyeleri, kurumların yazılı talebine istinaden banka aracılığıyla iade edilir. Ancak Genel Müdürlükçe tespit edilen tutara kadar olan bakiye alacaklar, kurumların yazılı talebine istinaden, satış birimlerince de iade edilir.
(2) Yıl sonuna kadar talep edilmeyen bakiyeler, Ofis tarafından Ocak ayında ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının hesaplarına banka aracılığıyla iade edilir.
Teslim ve tesellüm işlemleri
MADDE 21 – (1) Katalog kapsamındaki veya talep üzerine Ofis tarafından satın alınan ürünlerin, ilgili firmalar tarafından doğrudan teslim edilecek olması nedeniyle, talepte bulunan kamu kurum ve kuruluşlarının ilgili veya yetkili kimseleri tarafından, malzemenin tam, sağlam, çalışır vaziyette ve malzemenin istenen teknik özelliklerde olduğunun tespit edilerek teslim alındığına ve gerekli diğer hususların yerine getirildiğine ilişkin muayene ve kabul işlemlerinin tamamlanarak tesellüm işlemlerine ait belgeler bir yazı ekinde en kısa sürede Ofisin ilgili satış organına gönderilir.
(2) Katalog ve müteferrik tedarik kapsamındaki malzeme temininde, kamu kurum ve kuruluşundan kaynaklanan teslim yerinin hazır olmaması gibi nedenlerle tesellümde gecikme ihtimalinin ortaya çıkması halinde; durumun yazılı olarak Ofise bildirilerek, gereksiz ihtilaflara veya ceza uygulamalarına meydan verilmemesi için tedarikçi firmaya ek süre verilmesi sağlanır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Geçici ve Son Hükümler
Uygulanacak para birimi
GEÇİCİ MADDE 1 – (1) Bu Yönetmelikte geçen Türk Lirası ibaresi kar
YAPACAKLARI MAL VE MALZEME TALEPLERİNE
İLİŞKİN YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; kamu kurum ve kuruluşlarının Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğünden yapacakları mal ve malzeme taleplerine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, kamu hukukuna tabi olan veya kamunun denetimi altında bulunan ya da kamu kaynağı kullanan kamu kurum ve kuruluşlarının, Ana Statüde belirlenen faaliyet konuları kapsamındaki mal ve malzeme taleplerini kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 8/6/1984 tarihli ve 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Ana Statü: 4/5/2007 tarihli ve 26512 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü Ana Statüsünü,
b) DMO: Devlet Malzeme Ofisini,
c) KHK: 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkındaki Kanun Hükmünde Kararnameyi,
ç) Katalog: Piyasa araştırması ve pazarlık yöntemiyle tespit edilen ürünlerin teknik özellikleri ile fiyatlarının gösterildiği, Ofisle müteşebbisler arasında muayyen bir dönem için yapılan, karşılıklı olarak alım ve satım taahhüdünü içeren bir sözleşmeye, çerçeve anlaşmaya veya protokole dayanan ve elektronik ortamda da sunulan hizmeti,
d) Ofis: Sermayesinin tamamı Devlete ait, iktisadi alanda ticari esaslara göre faaliyet göstermek üzere kurulan Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğünü,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Ofisin Yapısı, Amaç ve Faaliyet Konuları ve İstisna Hükümleri
Ofisin amaç ve faaliyet konuları
MADDE 5 – (1) Ofis, kamu hukukuna tabi olan veya kamunun denetimi altında bulunan ya da kamu kaynağı kullanan kamu kurum ve kuruluşlarının;
a) Kâğıt, karton, mukavva ve bunların mamulüne,
b) Her çeşit kırtasiye ve büro malzemesi ile mefruşatına,
c) Büro makineleri, bilişim teknolojisi ürünleri, sair makineler ve aletleri ile ofis otomasyonu hariç paket program yazılımına,
ç) Kamu kurum ve kuruluşlarının sair döşeme, demirbaş, makine ve teçhizatlardan ortak kullanım konusu olanlarına,
d) Çeşitli temizlik malzemeleri ile temizlik araç ve ekipmanlarına,
e) Sabit tesisler hariç aydınlatma cihazları ve ısıtma-soğutma araçlarına,
f) Basılı formlar, sağlık karnesi, bildirim ve beyanname çeşitlerine,
g) Taşıt ve iş makineleri (bisiklet dahil), bunların iç ve dış lastikleri ile akaryakıt ve akülerinin alımına,
ğ) Toplu ilaç ve tıbbi malzeme alımına,
ilişkin mal ve malzeme ihtiyaçlarının tedarik ve dağıtımını bunlar adına temin eder.
(2) Ofisçe özel sektöre mal ve malzeme satışı yapılamaz.
(3) Ofisten yapılacak taleplerde kamu kurum ve kuruluşlarınca; Ofisin, faaliyet alanına giren her türlü mal ve malzeme ihtiyaçlarının iç ve dış piyasadan, öncelikle yerinden ve ilk elden, toplu alımların sağladığı fiyat avantajlarından azami ölçüde yararlanarak en ekonomik biçimde mutad ticari usullerle tek elden karşılamak üzere, merkezi satınalma işlevini yürütmek amacıyla kurulduğu göz önünde bulundurulur.
Ofisin tedarik usulleri
MADDE 6 – (1) Ofis, kamu kurum ve kuruluşlarınca yapılacak mal ve malzeme taleplerini aşağıdaki usullerde tedarik eder.
a) Stok ürünleri ile tedarik; talep konusu malzemenin, alımı yapılan ve stoklanan malzemeden temin edilmesidir.
b) Katalog ürünleri ile tedarik; talep konusu malzemenin, tedarikçilerden Açık Satışlara Ait Satınalma Sözleşmesi, Protokol ve Çerçeve Anlaşmalar kapsamında temin edilmesidir.
c) Müteferrik tedarik; talep konusu malzemenin, Ana Statüde yer alan mal ve malzeme olmakla birlikte, stok ürünleri arasında bulunmadığı veya mevcudu olmadığı veya katalog ürünleri arasında yer almadığı hallerde temin edilmesidir.
Ofisin satış organları
MADDE 7 – (1) Ofisin satış organları aşağıda belirtilmiştir.
a) Pazarlama Daire Başkanlığı,
b) Basım İşletmesi Müdürlüğü,
c) Bölge müdürlükleri,
ç) İrtibat büroları.
Ofisin satış şekilleri
MADDE 8 – (1) Ofis satışları esas itibariyle müşteri taleplerine ilişkin mal ve malzeme bedelinin peşin olarak Ofis hesaplarına intikalini müteakip yapılır.
(2) Ofis satışları Yönetim Kurulunca uygun görülmesi halinde aşağıdaki şekillerde de yapılabilir.
a) Kredili satış; bedeli daha sonra tahsil edilmek üzere yapılan satıştır.
b) Kampanyalı satış; belirli ürünlerde sınırlı süreler için indirimli fiyatlar uygulanarak yapılan satıştır.
c) Promosyonlu satış; belirli ürünlerin, belirli miktar ya da tutarda alınması durumunda yanında bedelsiz mal verilmek suretiyle yapılan satıştır.
ç) Tahditli satış; tüm müşteri taleplerinin karşılanamaması durumunda ürünlerin imkânlar oranında ve daha çok müşterinin ihtiyacını karşılayabilmek bakımından sınırlandırılarak yapılan satıştır.
d) İhalelere katılım suretiyle satış; Ofis faaliyetleri kapsamındaki mal ve hizmetlere ilişkin olarak kamu kurum ve kuruluşlarınca açılan ihalelere katılmak suretiyle yapılabilecek satıştır.
Satış şekillerinin duyurulması
MADDE 9 – (1) Müşterileri ilgilendiren Ofis satış şekilleri ile satış şekillerinde yapılan değişiklikler Ofis internet sitesi veya fiyat listeleri vasıtasıyla duyurulur.
Ofisin denetim ve kontrol hakkı
MADDE 10 – (1) Ofis, katalog ve müteferrik tedarik kapsamındaki mal ve malzemeleri, tedarikçi firmalar nezdinde üretim, kamu kurum ve kuruluşlarında ise teslim ve kullanım aşamasında denetim ve kontrol yapma veya yaptırma hakkına sahiptir.
Ofise bildirim yükümlülüğü
MADDE 11 – (1) Kamu kurum ve kuruluşları, 4/5/2007 tarihli ve 26512 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü Ana Statüsünün 7 nci maddesinin dokuzuncu fıkrası gereğince, Ofis kataloğunda yer alan ürünleri piyasadan temin etmeleri halinde, bunların teknik özelliklerini de belirten ayrıntılı listesini ve fiyatlarını on gün içerisinde Ofise bildirmekle yükümlüdürler.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Mal ve Malzeme Taleplerine İlişkin İşlemler
Taleplerin yapılacağı yer
MADDE 12 – (1) Kamu kurum ve kuruluşlarınca ihtiyaç duyulan mal ve malzemenin, öncelikle Ofisin internet satış sitesinden, basılı ürün kataloğundan veya malzeme fiyat listesinden seçilmesi ve oluşan talebin elektronik ortamda veya bağlı olunan satış organına yazılı olarak yapılması esastır.
(2) Ancak bedelinin ödenmesi ve nakliyesinin de kendileri tarafından yapılması şartıyla bağlı olunan satış organı dışındaki satış organlarından da malzeme alınması mümkündür.
Talep şekli
MADDE 13 – (1) Malzeme talep listesi veya talep yazısının, müşteri yetkilileriyle, mutemedinin adı soyadı ve unvanlarını belirtir şekilde ve imzalı olması gerekir.
(2) Malzeme talep listesi veya talep yazısında seçilecek ürünün Ofis ürün kodu, malzemenin cinsi, ölçeği, varsa marka, model, orijinal ürün kodu, ayırt edici özellikleri ve istenilen miktarı ile birim fiyatı ve tutarı açık bir şekilde belirtilir.
(3) Katalog kapsamındaki tedarikçilerle yapılan anlaşmalarda her bir siparişten önce belli teslim süreleri öngörüldüğünden, katalog kapsamında malzeme talebinde bulunan kamu kurum ve kuruluşlarınca, ihtiyaçların ivedi ve belli bir zamandan önce karşılanması gerekliyse bu husus açık olarak belirtilir.
(4) Talep konusu mal ve malzemenin; Ofisin faaliyet alanına girmekle birlikte, stok ve katalog ürünleri arasında bulunmadığı hallerde; talebe konu ürünün cinsi, ölçeği, miktarı, varsa marka, model ve orijinal ürün kodu, tahmini fiyatı ve tutarı veya bu iş için ayrılan ödenek miktarı belirtilerek yazılı olarak istenmesi, şartname düzenlenerek talepte bulunulması gereken hallerde ise hiçbir marka ve modeli tanımlamayacak, rekabete açık şekilde teknik şartname hazırlanması, teknik şartnamenin her sayfasının onaylanması ve talep konusu mal ve malzemenin tahmini fiyatı ve tutarı veya bu iş için ayrılan ödenek miktarı bildirilir.
(5) Mal ve malzeme taleplerinin Ofisin elektronik satış sitesinden yapılması için öncelikle elektronik satış üyelik işlemlerinin tamamlanması ve kullanıcı müşteri numarası ve şifresi Ofisten alınır.
(6) Malzemenin Ofisçe adreslerine teslim edilmesini isteyen kamu kurum ve kuruluşlarının bu isteklerini ve teslim adreslerini açık ve doğru olarak belirtmeleri gerekir.
Taşıt talepleri
MADDE 14 – (1) Kamu kurum ve kuruluşlarının Ofisden talep edecekleri taşıtlar için, 5/1/1961 tarihli ve 237 sayılı Taşıt Kanununun 10 uncu madde hükümleri uygulanır.
(2) 237 sayılı Taşıt Kanununa tabi olmayan, arazöz, damperli kamyon, çöp kamyonu ve vidanjör gibi taşıtlar, doğrudan DMO Genel Müdürlüğü Pazarlama Daire Başkanlığından talep edilir.
(3) Talep edilen taşıtın tahmini tutarı ile yapılan ihale veya pazarlık sonucunda doğabilecek fiyat farklarının öngörülen süre içinde Ofis hesaplarına yatırılması gerekir.
Talebin değiştirilmesi veya iptali
MADDE 15 – (1) Kamu kurum ve kuruluşlarınca katalog kapsamındaki ürünlerden talepte bulunulması ve Ofis tarafından tedarikçi firmalara sipariş verilmesi veya firmalarla sözleşme düzenlenmesinden sonra, kamu kurum veya kuruluşunun talep konusu ürünün nitelik ve vasıflarında ihtiyacına binaen değişiklik yapması gerektiğinde; bu durumdan Ofis hemen haberdar edilmek ve tedarikçi firma ile Ofis mutabakatı sağlanmak şartıyla, alımdan tamamen veya kısmen vazgeçilmesi ve ihtiyaca uygun yeni malzemenin ivedi şekilde temin edilmesi yoluna gidilebilir.
(2) Kamu kurum ve kuruluşları, müteferrik tedarik kapsamındaki taleplerinde Ofis tarafından ihaleye çıkılıncaya kadar (ihale veya pazarlık tarihine kadar) ihtiyaçlarına binaen değişiklik yapabilirler.
(3) Kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri üzerine Ofis tarafından firmalara sipariş verilmesi veya firmalarla sözleşme düzenlenmesinden sonra, kamu kurum ve kuruluşu, Ofis ve yüklenicinin kabul etmesi ve masraflarının ödenmesi şartıyla taleplerinden vazgeçebilirler.
Firma, ürün ve parasal sınırlamalar
MADDE 16 – (1) Stok ürünleri ile tedarikte; Ofis stoklarında bulunan malzeme taleplerinde firma, ürün veya parasal sınır bulunmamaktadır. Ofis ihalelerini kazanan tedarikçilere bağlı olarak Ofisin cari stok malzemelerinin marka ve model gibi tanıtıcı özellikleri, zaman içinde farklılık gösterebileceğinden, kamu kurum ve kuruluşlarınca malzeme taleplerinde bu hususun dikkate alınarak, önceki Ofis stoklarında yer alan marka veya modelde ısrar edilmemesi gerekir.
(2) Katalog ürünleri ile tedarikte;
a) Kamu kurum ve kuruluşlarının, Ofisçe satışı yapılan katalog ürünlerinde öncelikle birden fazla, mümkün olması halinde en az üç ve fiyatları birbirine en yakın firma ürünlerini tercih etmek suretiyle talepte bulunmaları gerekir.
b) Ancak, tüm sorumluluk talepte bulunan ihtiyaç sahibi kamu kurum ve kuruluşuna ait olmak üzere talebin tek bir firmadan veya tek marka olarak yapılması halinde;
1) Ofisçe satışı yapılan katalog ürünleri arasından 100.000 Türk Lirasına kadar tek bir firmadan yapılacak talepler, miktara bağlı iskontolar da dikkate alınarak doğrudan satış organlarınca tedarikçi firmalara sipariş verilmek,
2) 100.000 Türk Lirası ile 400.000 Türk Lirası arasında bir katalog firmasından yapılacak taleplerde tedarikçi firma ile pazarlık yapılmak,
3) 400.000 Türk Lirası üzerindeki taleplerin ilan edilen katalog firmalarından aynı ürünlerde fiyatları birbirine yaklaşık olan en az üç katalog firması ürünleri arasından seçilmesi (aynı ürün için ilan edilen katalog firması sayısının üçten az olması halinde var olan firmalardan tercih yapılabilir) veya teknik şartname hazırlanmak suretiyle istenmesi halinde talep ihale yapılmak,
suretiyle karşılanır.
4) 400.000 Türk Lirası üzerinde tek bir katalog firmasından yapılacak talepler ile bu miktarı geçen tek markaya ilişkin talepler karşılanmayacaktır. Ancak taşıt, iş makinesi ve üst yapılı araç talepleri 400.000 Türk Lirası sınırlamasına tabi değildir.
5) Yapılacak pazarlık veya ihale sonucunda sağlanacak ilave indirimler ile miktar iskontolarından talepte bulunan kamu kurum ve kuruluşları yararlandırılacaktır.
c) Teknik şartname hazırlanmaksızın farklı tedarikçilerin katalogdaki ürünleri arasından seçim yapılırken, ihalede rekabetin sağlanması ve uygun fiyatın temini açısından tedarikçilerin birbiriyle kıyaslanabilir, ortak teknik özelliklere sahip ürünlerinin seçilmesi gerekir.
(3) Müteferrik tedarikte; İhtiyaç sahibi kamu kurum ve kuruluşları tarafından yaklaşık maliyeti 100.000 Türk Lirasını aşmayan müteferrik alım talepleri bir firmadan gerçekleştirilebilecektir. Bu tutarı aşan talepler ise; bir firma yahut herhangi bir marka belirtilmesi yerine, ihtiyaç duyulan malzemenin muadili sayılabilecek birden fazla marka ve birden fazla firmaya ait ürünler seçilerek veya teknik şartname düzenlenerek talepte bulunulması halinde karşılanacaktır. Taşıt, iş makinesi ve üst yapılı araç talepleri 100.000 Türk Lirası sınırlamasına tabi değildir. Tek marka veya tek firmadan talepte bulunulması halinde; tüm sorumluluk ihtiyaç sahibi kurum veya kuruluşa ait olacaktır.
(4) Bu maddedeki parasal sınırlar Ofis Yönetim Kurulunca, ihtiyaca göre yeniden belirlenebilir veya değiştirilebilir.
Güncel satış fiyatları ve kur farkları
MADDE 17 – (1) Ofis stok malzemelerinin satış fiyatları alış maliyetlerine ve piyasa cari fiyatlarına göre, katalog kapsamında yer alan ürünlerin satış fiyatları ise, Türk Lirası bazında olanların dört aylık dönemler halinde, ÜFE oranı veya sektörel maliyetler dikkate alınarak belirlenir.
(2) Ofisçe, satış fiyatı Türk Lirası olarak belirlenmekle birlikte dövize bağlı ürünlerin satış fiyatları, döviz kurlarında meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak belirlenir.
(3) Ofisçe, satış fiyatı döviz cinsinden belirlenen ürünlerin fiyatları sözleşme dönemince sabittir. İthalatta alınan vergilere bağlı fiyat değişiklikleri hariç olmak üzere bu döviz fiyatı genelde bir yıllık dönemi kapsar.
(4) Satış fiyatlarına Katma Değer Vergisi ve taşıtlarda Özel Tüketim Vergisi dahil değildir.
(5) Güncel satış fiyatları ile katalog kapsamında yapılan satışlarda ürün gurupları itibariyle uygulanmakta olan miktar iskontoları Ofis web sitesinden veya satış organlarından takip edilir ve satış anındaki fiyatlar geçerlidir.
Kredili, kampanyalı veya promosyonlu satış uygulamaları
MADDE 18 – (1) Kredili satış; kağıt, kırtasiye gibi stok ürünleri ile acil ilaç ve tıbbi malzeme satışlarında uygulanır.
(2) Kampanyalı veya promosyonlu satış; katalog kapsamındaki tedarikçilerin piyasaya sağladıkları kampanya veya promosyonlar ile kamu kurum ve kuruluşlarına özel olarak sağlanacak kampanya veya promosyonlarda uygulanır.
(3) Bu satışlara ilişkin usul ve esaslar Genel Müdürlükçe belirlenerek duyurulur.
Mal ve malzeme bedellerinin yatırılması
MADDE 19 – (1) Mal ve malzeme bedelleri, müşterilerce mal ve malzemenin alınacağı satış organı veznesine veya Ofis adına açılmış bulunan banka hesabı carileri ile diğer Ofis teşkilatı veznelerine yatırılır.
Bakiyelerin iadesi
MADDE 20 – (1) Kamu kurum ve kuruluşlarının malzeme bedeli olarak Ofis hesaplarına yatırmış oldukları tutarların bakiyeleri, kurumların yazılı talebine istinaden banka aracılığıyla iade edilir. Ancak Genel Müdürlükçe tespit edilen tutara kadar olan bakiye alacaklar, kurumların yazılı talebine istinaden, satış birimlerince de iade edilir.
(2) Yıl sonuna kadar talep edilmeyen bakiyeler, Ofis tarafından Ocak ayında ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının hesaplarına banka aracılığıyla iade edilir.
Teslim ve tesellüm işlemleri
MADDE 21 – (1) Katalog kapsamındaki veya talep üzerine Ofis tarafından satın alınan ürünlerin, ilgili firmalar tarafından doğrudan teslim edilecek olması nedeniyle, talepte bulunan kamu kurum ve kuruluşlarının ilgili veya yetkili kimseleri tarafından, malzemenin tam, sağlam, çalışır vaziyette ve malzemenin istenen teknik özelliklerde olduğunun tespit edilerek teslim alındığına ve gerekli diğer hususların yerine getirildiğine ilişkin muayene ve kabul işlemlerinin tamamlanarak tesellüm işlemlerine ait belgeler bir yazı ekinde en kısa sürede Ofisin ilgili satış organına gönderilir.
(2) Katalog ve müteferrik tedarik kapsamındaki malzeme temininde, kamu kurum ve kuruluşundan kaynaklanan teslim yerinin hazır olmaması gibi nedenlerle tesellümde gecikme ihtimalinin ortaya çıkması halinde; durumun yazılı olarak Ofise bildirilerek, gereksiz ihtilaflara veya ceza uygulamalarına meydan verilmemesi için tedarikçi firmaya ek süre verilmesi sağlanır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Geçici ve Son Hükümler
Uygulanacak para birimi
GEÇİCİ MADDE 1 – (1) Bu Yönetmelikte geçen Türk Lirası ibaresi kar
REKABET İLKESİ VE KİTLE BİRLİKTE CİHAZ EDİNME İHALE ŞARTNAMELERİ
REKABET İLKESİ VE KİTLE BİRLİKTE CİHAZ EDİNME İHALE ŞARTNAMELERİ
1.GİRİŞ
Kit[1] alımı ile birlikte cihaz edinme uygulaması, Sağlık Bakanlığına bağlı birimler ve üniversitelerin tıp fakülteleri tarafından gerek 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun yürürlüğe girmesinden önce gerekse de anılan Kanunun yürürlüğe girmesinden sonra uygulanan bir tedarik yöntemi olmuştur. Bu yöntem, kitlerin teslim programına uygun olarak idareye teslim edilmesi ile bu kitlerin kullanıldığı cihazların kitlerin kullanımı süresi boyunca idarede kurulması ve yüklenicinin sözleşmede öngörülen diğer yükümlülükleri yerine getirmesi çerçevesinde yürütülmektedir.
Ayrıntılı ve sürekli değişikliklere uğrayan mevzuatı nedeniyle üzerinde özellikle durulmayı gerektiren kit ve birlikte cihaz alımı konusu, sağlık sektöründeki diğer bazı alımlar gibi çok yönlü yapısıyla özel uzmanlık gerektirmektedir. Bir taraftan ihale sürecinde görev alan laboratuvar teknisyeni veya uzman doktorun akademik mesleki bilgisine, diğer taraftan alımı gerçekleştiren personelin güncel ihale mevzuatı bilgisine ihtiyaç duyulmaktadır.
Eğitimleri süresince ihale süreci ve söz konusu mal ve hizmetlerin içeriği ile ilgili bilgi sahibi olamayan doktorlar özellikle de laboratuvar uzmanları bu ihalelerde uzman üye olmak, şartname hazırlamak veya muayene komisyonunda görev almak üzere görevlendirilmekte; hatalı uygulamalardan ötürü zaman zaman sorumlulukları söz konusu olabilmektedir.
Bu yazıda kitle birlikte cihaz edinme sürecinde rekabetle ilgili bazı özellikli konularda dikkat edilmesi gereken konular üzerinde düzenleyici mevzuatı ile birlikte durulacak, ardından yüklenici-idare arası hukuki anlaşmazlıklara engel olabilecek ve sorunsuz bir uygulamayı sonuçlandırabilecek örnek şartname hükümlerine yer verilecektir.
Söz konusu tedarik yöntemi hakkında fazlaca kaynak bulunmadığından konular açıklanırken Kamu İhale Mevzuatı genel hükümleri ve Sağlık Bakanlığının çeşitli tarihlerde çıkarmış olduğu genelgelere başvurulacaktır.
2.REKABET VE SAYDAMLIK İLKELERİNE UYGUN ALIM
İhale dokümanlarının düzenlenmesinde 4734 sayılı Kanunun idarenin saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi sağlamakla yükümlü olduğunu düzenleyen 5.maddesi ile “teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır” hükmüne yer veren 12. maddesi göz önünde bulundurulmalı, rekabeti engelleyecek şekilde düzenleme yapmaktan kaçınılmalıdır.
Aşağıda kit karşılığı alım özelinde rekabete uygunluğun sağlanması için göz önünde bulundurulması gerekli bazı hususlara yer verilmiştir. Uygulamada karşılaşılması nedeniyle önem taşıyan söz konusu hususlara dikkat edilmesi sorunsuz bir alım yapılması için katkı sağlayabilecektir.
2.1.Teknik Şartnamede UygunlukÖncelikle rekabet ve eşit muamelenin sağlanmasına yönelik olarak Kanunun 12. maddesindeki “Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmeyecektir.” hükmünün kit karşılığı cihaz alımlarında da göz önünde bulundurulması gerekmektedir.
Teknik gereklilikleri olmayan ve gereksiz ayrıntılar içeren şartname maddeleriyle bir markayı öne çıkarmak ve diğer markalar aleyhine durum oluşturmak rekabetin ihlali anlamına gelebilecektir.
2.2.Kısmi Teklife Açık İhaleStrateji Geliştirme Daire Başkanlığının 05.06.2008 tarihli Genelgesinde yer alan “Birkaç istekli tarafından karşılanması mümkün olan ihtiyaçların kısmi teklife açık olarak (kalem kalem ) ihale edilmesi (örneğin ilaç, serum, tıbbi sarf malzemeleri, demirbaş ve gaz alımları gibi), kit karşılığı cihaz edinme ihaleleri gibi gruplandırılabilecek ihtiyaçların temininde ise grup halinde ihaleye çıkılması hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir.” ifadesi ihalelerin rekabete açıklığı ve şeffaflığı bakımından önem taşımaktadır.
Nitekim birçok parametrenin birden istendiği kit karşılığı cihaz alım ihalelerinde farklı marka ve modeldeki tüm cihazların bu parametrelerin tümünü karşılaması, bir marka bu parametrelerin tümünü karşılarken diğer markaların bu sayıda parametreyi ancak iki ve daha çok cihazla karşılayabiliyor olması ihtiyacı tek cihazla karşılayan firma lehine birden fazla cihazla karşılayan firma aleyhine durum oluşturmakta ve daha az sayıda isteklinin ihaleye katılabilmesine sebep olabilmektedir.
Örneğin İsteklinin teklif ettiği cihazın birçok parametreyi karşılayabildiği halde bir tek testi yapamadığından ihale dışı kalması gibi bir durum bu istekli aleyhine bir durum oluşturmaktadır.
Diğer markaların ilanda belirtilen sayıda parametreyi bir arada değerlendirecek durumda olmaması ve cihazın kit kompozisyonunda bu kadar çeşitli parametreyi bulundurmaması bir markanın şartnamede tarifi suretiyle rekabetin ihlali anlamına da gelebilecektir.
Bu durumun giderilmesi için yukarıda bahsi geçen genelgede belirtildiği şekilde gruplandırarak ihaleye çıkılması, rekabetin sağlanabileceği sayıda isteklinin ihaleye katılacağı parametrelerin bir arada ihale edilmesi uygun olacaktır. Parametrelerin toplu şekilde değil grup halinde ihalesi bu durumun önüne geçecek bir grup parametreyi tek cihazla karşılayabilen birkaç firmanın mevcut olması rekabeti artıracaktır.
Örneğin 30 parametre için ihaleye çıkılmış ve firmalardan biri cihazıyla bu parametrelerin tümünü karşılıyor, bir diğerinin bu parametreler için iki cihaz kurması gerekiyor. Diğer bir firma ise üç ayrı cihazla bu parametreleri çalışabiliyor ise; üç ayrı cihazla çalışan firma göz ardı edilmeksizin bu firmanın da ihaleye iştirak etmesi sağlanarak parametrelerin gruplanması rekabeti artıracaktır.
2.3.Kapalı Sistem Cihaz Satın AlınmamasıSağlık kurumlarının önceki yıllarda kit karşılığı edindikleri kapalı sistem (tek marka kite bağımlı olarak çalışan) laboratuvar cihazlarının kullanılmaması, uygun ve yeterli rekabeti sağlayabilmek amacıyla uygulamadaki kit karşılığı cihaz kiralama esaslarına uyularak ihale yapılması yerinde olacaktır. Kapalı sistem cihazın sürekli aynı marka kiti kullanması diğer kit ve cihazların tedarikçisi bulunan firmalar aleyhine doğrudan rekabetin engellenmesi anlamına gelebilecektir.
Ayrıca 2007 yılı Kamu İhale Tebliğinde de yer bulan “Kamu İhale Kurulunca Sağlık Bakanlığından görüş almak suretiyle Teknik şartnamede kitlerle cihazın aynı marka olması gerektiğine ilişkin yapılan düzenlemenin 4734 sayılı Kanunun “Temel İlkeler” başlıklı 5 inci maddesine aykırı olduğu ve bu düzenlemenin ihaleye katılımı ve rekabeti engellediğine karar verildiği” ifadesi de göz önünde bulundurulmalı, farklı marka kitlerle çalışabilen cihazlar tercih edilmelidir.
2.4.Kit’le Çalışacak Cihazın HibesiKitle çalışacak cihazın ihale yapılmaksızın hibe ve bağış yoluyla temini bu cihazla kullanılacak kitlerin de hibe olarak alınmasını gerektirmekte aksi halde rekabetin önü kesilmiş olmaktadır. Her ne kadar sonraki dönemde daha ileri düzenlemeler yapılmış olsa da 19.01.1996 tarihinde yayımlanan Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü genelgesinde yer verilen “…bağış ve diğer yollarla cihaz alımında kullanılacak kitlerin de bağışlanması şartı aranacaktır.” düzenlemesine değinmek gerekmektedir.
Bununla birlikte uygulamada cihaz ve kiti hibe edildiğinde bir süre sonra hibe edilen cihazın beraberinde bağışlanan kitler tükenmekte, idare bu cihazla çalışabilecek kit satın alarak aynı cihazın kullanmaya devam etmektedir. Bu uygulamanın yürürlükteki mevzuatta yeri olmadığı ve rekabet ilkesine aykırı olduğu görülebilmektedir.
Hibe edilen cihaz henüz çalışır durumda iken yukarıdaki uygulamanın mevzuata uyarlığının bulunmaması nedeniyle kit alımı için yeniden kitle birlikte cihaz edinmek ise hibe edilen cihazın yeterli süre kullanılamayarak israfı anlamına gelecektir.
Bu durumda her iki alternatifin sakıncasını gidermek için kitle birlikte cihaz hibesi kabul etmemek tavsiye edilebilecektir.
2.5.“Kapalı Sistem” Cihazın Hibe edilmesi
Kitle çalışacak cihazın “Kapalı Sistem” olarak adlandırılan yalnızca aynı marka kitle çalışan özellikte olması daha hatalı bir uygulama olarak göze çarpmaktadır.
Borçlar Kanunu’nun 234’üncü maddesinde hibe; “…mukabilinde bir ivaz taahhüt edilmeksizin malın diğer bir kimseye temliki” şeklinde tanımlanmaktadır. Ancak kitle birlikte kapalı sistem (yalnızca aynı marka kitle çalışabilen) cihazın hibesi ve hibe edilen söz konusu cihaza sonraki yıllarda sürekli aynı marka kitin temini rekabet koşullarının ihlali anlamına gelebilecek, söz konusu hibe karşılığında uzun yıllar kit satın alındığından ivazlı-karşılıklı bir mahiyete bürünmüş olacaktır.
2.6.Kit Test Sayıları ve “İş Artışı”nın UygulanmasıKamu İhale Genel Tebliğinde değinilen “toplam test sayısı belirtilerek teklif alınması ve kitlerin sayısının yıl içerisinde değiştirilerek toplam test sayısında alımın sonuçlandırılması…” gibi uygulamalardan kaçınılarak her kit başına gösterilen sayıda birim fiyat teklif alınması hususuna dikkat edilmelidir. Aksi halde saydamlık ve rekabete açıklık ilkesinin zedeleneceği söylenebilecektir.
Yapılan ihalelere ait teknik şartnameler incelendiğinde “Test sayıları hastane yönetiminin ve laboratuar hekimlerinin isteğine göre (istenen test sayılarındaki değişiklikler göz önüne alınarak) değiştirilerek kitlerin toplam bedeli değişmemek şartıyla kitler arasında değişiklik yapılabilir” şeklindeki yukarıdaki Genel Tebliğ hükmüne aykırı maddelere rastlanabilmektedir.
Rekabeti zedeleyebilecek ve kit fiyatları arasında fark olması ve test miktarında fazlaca değişikliğin yapılması halinde saydamlık ilkesi ihlal edilmiş olabilecektir. Bu nedenle söz konusu uygulama yerine 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu 24. Maddesinin “Mal ve hizmet alımlarıyla yapım sözleşmelerinde, öngörülemeyen durumlar nedeniyle bir iş artışının zorunlu olması halinde, artışa konu olan iş idareyi külfete sokmaksızın asıl işten ayrılmasının teknik veya ekonomik olarak mümkün olmaması şartlarıyla birim fiyat teklif almak suretiyle ihale edilen mal ve hizmet alımları sözleşmelerinde % 20'sine kadar oran dahilinde, süre hariç sözleşme ve ihale dokümanındaki hükümler çerçevesinde aynı yükleniciye yaptırılabilir.” Düzenlemesi uygulanmalıdır.
2.7.Cihazın Yaşı
Genelgelerde yer alan “…beş yaşına kadar cihaz alınabileceği…” gibi düzenlemelere karşın teknik şartnamede kullanılmamış-yeni cihaz istenmesi veya bu sürenin genelgede belirtilen süreden daha az bir süreyle sınırlanması da rekabetin ihlali anlamına gelebilecektir.
3.TEKNİK ŞARTNAMELERDE YER VERİLEN HUSUSLAR
Teknik Şartnameler, kit karşılığı cihaz alımında hukuki anlaşmazlıklara sebep olmaması ve rekabeti engellememesi için büyük dikkatle hazırlanmalıdır. İhale sürecinde görev alan personelin, hukuki ve mali sorumlulukla karşı karşıya kalmamaları için şartnamenin her cümlesi üzerinde hassasiyetle durmaları gerekmektedir.
Sağlık Bakanlığı, şartname hazırlığına yardımcı olabilmesi için Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğünün 14.01.2002 tarihli genelgesi ekinde ‘Örnek Şartname Formatı’na yer vermiş, idarelerin burada belirtilen hususlara yer vermesini asgari şart olarak belirlemiştir.
Bu bölümde öncelikle söz konusu formatta yer alan ifadeler özetlenmiş, ardından bazı ihale şartnamelerinde gözlemlenen ve ihalenin sağlıklı şekilde sonuçlanması ve uygulamada sorun çıkmaması için fayda sağladığı görülen şartname maddelerine değinilmiştir.
3.1.Genel Olarak Dikkat Edilmesi Gerekenler
Kit karşılığı cihaz ihale şartnamelerinde cihazın teknik özelliklerine ve idarenin taleplerine yer verilirken tereddüde, farklı yorumlara veya koşulların birbirleri ile çelişmesine yol açmamalı, kısa ve net ifade ve anlaşılır bir dil kullanılmalıdır.
Şartnamelerde, bir taraftan alınacak malzemeyi çok geniş bir kalite aralığında tanımlayan ve malzeme kalitesini düşürecek derecede serbestlik sağlayan, cihazın verimliliğini ve fonksiyonelliğini etkileyecek hükümler koymaktan kaçınılmalı diğer taraftan gerekli ve yeterli nitelikten fazlası talep edilmek suretiyle az sayıda isteklinin ihaleye iştirak etmesi ve kamu kaynağının israfına sebep olunmamalıdır.
Şartname ifadelerinin önce yürürlükteki Kamu İhale Mevzuatına ardından kurumun kendi düzenleyici işlemlerine aykırı ve bunlarla çelişik ifadeler barındırmamasına özen göstermelidir.
3.2.Genel Ekinde Yer Verilen Teknik Şartname Formatı: Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğünün 14.01.2002 tarihli genelgesi ekinde ‘Örnek Şartname Formatı’na yer verilmiş ve burada teknik şartnamede yer verilmesi gerekli hususlar sıralanmıştır.
Her ne kadar sonraki yıllarda çıkarılan genelgelerle yer verilmesi istenen başka konular bulunsa da Şartname hazırlığında yol gösterici olacak bu formatın içeriğindeki bölümler ve önemli hususlara değinilmiştir.
Yukarıda adı geçen genelgede;
Reaktiflerin özellikleri konusunda,
Reaktiflerin cihaz ile uyumluluğu, firmaya ait özel etiket ve barkod taşıması, orijinal ambalajında olması,
Sarf malzemelerinin yüklenici tarafından ücretsiz olarak karşılanması gerektiği
Kitlerin kaç testlik ambalajlarda olduğu, zamanında bitirilemeyen kitler için hastane zararının en aza indirilmesi için kitlerin en küçük ambalajlarda olması,
Kitlerin tesliminin parti parti olacağı, miatlarının teslim tarihinden itibaren en az 6 ay olacağı, son kullanma tarihinden üç ay öncesinden haber vermek kaydıyla miktarı ne olursa olsun uzun miadlılarla değiştirileceği,
Kitlerin hatalı sonuç vermesi halinde yenileriyle değiştirileceği,
Firmaların iç kalite kontrol serumlarını sözleşme süresince ücretsiz olarak karşılıyacakları,
Cihazın teknik özellikleri konusunda,
Cihaz test kapasitesi ve cihaz kapsam tanımı (Ekran, yazıcı, güç kaynağı)
İşlemleri random acces(rastgele erişimli) çalışabilmesi
Reaktifin yerleştirilmesi ile sonucun alınması arasında mudahaleye gereksinim duyulmaması, sistem çalışırken numune girilebilmesi,
Tercih nedeni özellikler bakımından,
İstenenin üzerinde test hızı,
Kullanılacak sarf malzemelerinden dolayı işletme maliyetinin düşüklüğü,
Daha kapasiteli analiz programı,
(Tercih nedenleri, aradaki farkın maliyeti dengeleyici unsur teşkil etmesi halinde işletilmesi gerektiği)
Cihaz montajı ve eğitim verilmesi konusunda,
Montajın firma tarafından ücretsiz yapılacağı, laboratuarda altyapı değişikliğinin gerekmesi halinde maliyetin firma tarafından karşılanacağı, cihaz çalışması için gerekli su elektrik gibi ihtiyaçları idarenin karşılayacağı,
Cihazı kullanılacak personelin eğitimi firma tarafından karşılanacak, kullanım klavuzu ve diğer dokümanın Türkçe olarak kuruma verileceği,
Cihaz garantisi, muayene ve kabul konusunda,
Kullanılacak yedek parça dahil sözleşme süresince ücretsiz olmak kaydıyla garanti
Arıza durumunda 24 saat içinde müdahale, onarılamama halinde yedek cihazla değişiklik yapılması, aksi halde aksi halde aksayan test maliyeti kadar ceza ödenmesi,
Deneme kullanımı yapılacağı, muayene sırasındaki masraflar ve doğabilecek hasarın firmaca karşılanacağı,
Tekliflerin hazırlanması konusunda,
Şartnameye uygunluk belgesinin hazırlanması gerektiği menşe belgeleri, standart ve satıcı etkti belgelerinin ve cihazla ilgili diğer teknik dökümanların beraberinde verilmesi gerektiği,
Hususlarına yer verilmesi gerektiği düzenlemesi yapılmıştır.
3.3. Bazı Örnek Şartname İfadeleri
Teknik Şartnamelerin içeriğinde bulunması gerekenler büyük oranda yukarıda aktarılan genelge ekinde bildirilmekle birlikte hastane idareleri tarafından rekabeti engellememek, saydamlık ve açıklık gibi temel ilkelere uygun olmak şartıyla şartnamelere konulan hükümler bulunmaktadır. Bu hükümlerden bazıları tüm şartnameler için örnek sayılabilecek hüviyette olabilmektedir. Bu bölümde söz konusu ifadelerden bazılarına yer verilecektir.
Ücretsiz sarf malzemesi: Sarf malzemelerinin firma tarafından ücretsiz olarak karşılanması hükmü şartnamelerde gerekli ayrıntıya kavuşturulmuş, kastın ne olduğu söz konusu malzemeler açıklıkla sıralanarak tereddütler giderilmiştir.
Kitlerin küçük ambalajlarda sunulması: Hastanenin zamanında bitirilemeyen kitlerle uğrayacağı zararının en aza indirilebilmesi için reaktiflerin en küçük ambalajlarında olması gerektiği şeklinde örnek şartname formatında yazılı ifade ayrıntılandırılmakta, Daha az miktarda test istemi için daha küçük ambalajların öngörülmesi, sınırlayıcı hüküm konulması söz konusu olabilmektedir. “Test istemi 1.000 olan kitler en fazla 200 testlik ambalajda olmalıdır.” Şeklindeki ifade bu yaklaşıma örnek verilebilir. “İstekli firmalar hangi reaktifleri ne miktarda ambalajlarda vereceklerini liste halinde bildirmelidirler.” ifadesi de istekliler arasında karşılaştırma ve tercihi kolaylaştırması yönünden önem taşımaktadır.
Eksik reaktiflerin tamamlanması: “Cihazlarla birlikte kullanılacak reaktiflerden herhangi birinin veya birkaçının teklifte firma tarafından belirtilen ve taahhüt edilen test miktarı kadar test çalışmaya yetmediği test sayısının eksik kaldığı tespit edildiği takdirde firma eksik test miktarı kadar reaktif açığını ücretsiz olarak temin etmeyi taahhüt ve temin edecektir.” ifadesine rastlanmaktadır.
Onarılmama halinde cezai şart: Örnek şartnamede “Yedek parça ve garantili cihaza arıza durumunda 2 saat içinde müdahale ve onarılmayan cihaz 72 saat içinde firma tarafından yedek bir cihazla değiştirilmesi yanında firmanın bir iş gününü geçen arızalarda her aksayan test maliyeti (Bütçe Uygulama Talimatındaki Fiyat) kadar ceza ödeyeceği” hükme bağlanmakla aksamanın devamı halinde uygulanacak cezai müeyyideye yer verilmemiştir. Bazı şartnamelerde bu önemli boşluğun doldurulduğu gözlenmekte; “Cihazın 72 saat içinde çalışır hale getirilmediği takdirde, yüklenici 72 saatten sonra bu durumun devam ettiği her gün için ihale bedelinin % 0,5 (bindebeşi) oranında ceza ödeyecektir” ifadesine yer verildiği görülmektedir.
Hastane otomasyonuna uygunluk: Cihazın hastane otomasyon sistemine uygunluğu da şartnamelerde yer bulan ifadelerdendir. “Cihaz otomasyon sistemine uygun network bağlantı sistemine sahip olmalıdır veya cihazın hastane otomasyon sistemine uyumlu hale getirilmesi ve LİS bağlantısı ihale uhdesinde kalan firma tarafından ücretsiz olarak sağlanmalıdır” şartı buna örnek olarak verilebilir. Ayrıca yine otomasyonda kullanılmak üzere “cihazda barkod okuyucusu olmalıdır.” ifadesine de yer verilmektedir.
Test sayısı için esas alınacak kriter: İdare ile firma arasında tahakkuk edecek kit sayısı konusunda hukuki anlaşmazlıklar çıkmasına engel olmak üzere bazı şartnamelerde “İhale uhdesinde kalan firmaya hastane idaresinin yapacağı ödemelerde firmanın hastane ayniyatına teslim ettiği test sayıları değil laboratuarda çalışılan net test sayıları esas kabul edilecektir yani hasta sonucu satışı kadar ödeme yapılacaktır. Bu konuda hastane otomasyon sistemi ve laboratuarın bildireceği çalışılmış ve otomasyonda sonucu onaylanmış net test sonuç sayıları esas kabul edilecektir.” ifadesi kullanılmıştır.
4. SONUÇ
Kitle birlikte cihaz edinme uygulamaları teknik bilgi ile beraber güncel mevzuat bilgisi gerektirmesinden dolayı sıklıkla rekabet ve saydamlığın ihlaline konu olabilmekte, bu durum ise daha çok şartname hazırlamalarında eksiklik ve yanlışlıklardan ileri gelmektedir. Bu çalışmada rekabet ihlaline sebep olabilen çeşitli hususlar üzerinde durulmuş, ayrıca hukuki anlaşmazlıklara sebep olunmaması ve rekabetin engellenmemesi için şartnamelerde bulunması gereken hükümlere değinilmiştir.
Söz konusu alımın Sağlık Bakanlığına bağlı sağlık kuruluşları ile birlikte üniversite hastanelerinde de uygulanmakta ise de yukarıda değinilen Sağlık Bakanlığı genelgeleri üniversitelerce de uygulanarak verimli, etkin ve ekonomik alım sağlanabilecektir. Nitekim bu genelgeler rekabet ve saydamlık ilkelerinin temini amacıyla genel hususlarda düzenleme yapmıştır.
--------------------------------------------------------------------------------
[1] Kitler; sağlık hizmeti veren kuruluşların laboratuarlarında tahlil ve tetkik amaçlı kullanılan malzemeler için yararlanılan, tahlil yapılacak maddeyle reaksiyona geçerek gerekli sonucun elde edilmesine yardımcı olan reaktifler, kimyasal maddelerdir.
1.GİRİŞ
Kit[1] alımı ile birlikte cihaz edinme uygulaması, Sağlık Bakanlığına bağlı birimler ve üniversitelerin tıp fakülteleri tarafından gerek 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun yürürlüğe girmesinden önce gerekse de anılan Kanunun yürürlüğe girmesinden sonra uygulanan bir tedarik yöntemi olmuştur. Bu yöntem, kitlerin teslim programına uygun olarak idareye teslim edilmesi ile bu kitlerin kullanıldığı cihazların kitlerin kullanımı süresi boyunca idarede kurulması ve yüklenicinin sözleşmede öngörülen diğer yükümlülükleri yerine getirmesi çerçevesinde yürütülmektedir.
Ayrıntılı ve sürekli değişikliklere uğrayan mevzuatı nedeniyle üzerinde özellikle durulmayı gerektiren kit ve birlikte cihaz alımı konusu, sağlık sektöründeki diğer bazı alımlar gibi çok yönlü yapısıyla özel uzmanlık gerektirmektedir. Bir taraftan ihale sürecinde görev alan laboratuvar teknisyeni veya uzman doktorun akademik mesleki bilgisine, diğer taraftan alımı gerçekleştiren personelin güncel ihale mevzuatı bilgisine ihtiyaç duyulmaktadır.
Eğitimleri süresince ihale süreci ve söz konusu mal ve hizmetlerin içeriği ile ilgili bilgi sahibi olamayan doktorlar özellikle de laboratuvar uzmanları bu ihalelerde uzman üye olmak, şartname hazırlamak veya muayene komisyonunda görev almak üzere görevlendirilmekte; hatalı uygulamalardan ötürü zaman zaman sorumlulukları söz konusu olabilmektedir.
Bu yazıda kitle birlikte cihaz edinme sürecinde rekabetle ilgili bazı özellikli konularda dikkat edilmesi gereken konular üzerinde düzenleyici mevzuatı ile birlikte durulacak, ardından yüklenici-idare arası hukuki anlaşmazlıklara engel olabilecek ve sorunsuz bir uygulamayı sonuçlandırabilecek örnek şartname hükümlerine yer verilecektir.
Söz konusu tedarik yöntemi hakkında fazlaca kaynak bulunmadığından konular açıklanırken Kamu İhale Mevzuatı genel hükümleri ve Sağlık Bakanlığının çeşitli tarihlerde çıkarmış olduğu genelgelere başvurulacaktır.
2.REKABET VE SAYDAMLIK İLKELERİNE UYGUN ALIM
İhale dokümanlarının düzenlenmesinde 4734 sayılı Kanunun idarenin saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi sağlamakla yükümlü olduğunu düzenleyen 5.maddesi ile “teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır” hükmüne yer veren 12. maddesi göz önünde bulundurulmalı, rekabeti engelleyecek şekilde düzenleme yapmaktan kaçınılmalıdır.
Aşağıda kit karşılığı alım özelinde rekabete uygunluğun sağlanması için göz önünde bulundurulması gerekli bazı hususlara yer verilmiştir. Uygulamada karşılaşılması nedeniyle önem taşıyan söz konusu hususlara dikkat edilmesi sorunsuz bir alım yapılması için katkı sağlayabilecektir.
2.1.Teknik Şartnamede UygunlukÖncelikle rekabet ve eşit muamelenin sağlanmasına yönelik olarak Kanunun 12. maddesindeki “Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmeyecektir.” hükmünün kit karşılığı cihaz alımlarında da göz önünde bulundurulması gerekmektedir.
Teknik gereklilikleri olmayan ve gereksiz ayrıntılar içeren şartname maddeleriyle bir markayı öne çıkarmak ve diğer markalar aleyhine durum oluşturmak rekabetin ihlali anlamına gelebilecektir.
2.2.Kısmi Teklife Açık İhaleStrateji Geliştirme Daire Başkanlığının 05.06.2008 tarihli Genelgesinde yer alan “Birkaç istekli tarafından karşılanması mümkün olan ihtiyaçların kısmi teklife açık olarak (kalem kalem ) ihale edilmesi (örneğin ilaç, serum, tıbbi sarf malzemeleri, demirbaş ve gaz alımları gibi), kit karşılığı cihaz edinme ihaleleri gibi gruplandırılabilecek ihtiyaçların temininde ise grup halinde ihaleye çıkılması hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir.” ifadesi ihalelerin rekabete açıklığı ve şeffaflığı bakımından önem taşımaktadır.
Nitekim birçok parametrenin birden istendiği kit karşılığı cihaz alım ihalelerinde farklı marka ve modeldeki tüm cihazların bu parametrelerin tümünü karşılaması, bir marka bu parametrelerin tümünü karşılarken diğer markaların bu sayıda parametreyi ancak iki ve daha çok cihazla karşılayabiliyor olması ihtiyacı tek cihazla karşılayan firma lehine birden fazla cihazla karşılayan firma aleyhine durum oluşturmakta ve daha az sayıda isteklinin ihaleye katılabilmesine sebep olabilmektedir.
Örneğin İsteklinin teklif ettiği cihazın birçok parametreyi karşılayabildiği halde bir tek testi yapamadığından ihale dışı kalması gibi bir durum bu istekli aleyhine bir durum oluşturmaktadır.
Diğer markaların ilanda belirtilen sayıda parametreyi bir arada değerlendirecek durumda olmaması ve cihazın kit kompozisyonunda bu kadar çeşitli parametreyi bulundurmaması bir markanın şartnamede tarifi suretiyle rekabetin ihlali anlamına da gelebilecektir.
Bu durumun giderilmesi için yukarıda bahsi geçen genelgede belirtildiği şekilde gruplandırarak ihaleye çıkılması, rekabetin sağlanabileceği sayıda isteklinin ihaleye katılacağı parametrelerin bir arada ihale edilmesi uygun olacaktır. Parametrelerin toplu şekilde değil grup halinde ihalesi bu durumun önüne geçecek bir grup parametreyi tek cihazla karşılayabilen birkaç firmanın mevcut olması rekabeti artıracaktır.
Örneğin 30 parametre için ihaleye çıkılmış ve firmalardan biri cihazıyla bu parametrelerin tümünü karşılıyor, bir diğerinin bu parametreler için iki cihaz kurması gerekiyor. Diğer bir firma ise üç ayrı cihazla bu parametreleri çalışabiliyor ise; üç ayrı cihazla çalışan firma göz ardı edilmeksizin bu firmanın da ihaleye iştirak etmesi sağlanarak parametrelerin gruplanması rekabeti artıracaktır.
2.3.Kapalı Sistem Cihaz Satın AlınmamasıSağlık kurumlarının önceki yıllarda kit karşılığı edindikleri kapalı sistem (tek marka kite bağımlı olarak çalışan) laboratuvar cihazlarının kullanılmaması, uygun ve yeterli rekabeti sağlayabilmek amacıyla uygulamadaki kit karşılığı cihaz kiralama esaslarına uyularak ihale yapılması yerinde olacaktır. Kapalı sistem cihazın sürekli aynı marka kiti kullanması diğer kit ve cihazların tedarikçisi bulunan firmalar aleyhine doğrudan rekabetin engellenmesi anlamına gelebilecektir.
Ayrıca 2007 yılı Kamu İhale Tebliğinde de yer bulan “Kamu İhale Kurulunca Sağlık Bakanlığından görüş almak suretiyle Teknik şartnamede kitlerle cihazın aynı marka olması gerektiğine ilişkin yapılan düzenlemenin 4734 sayılı Kanunun “Temel İlkeler” başlıklı 5 inci maddesine aykırı olduğu ve bu düzenlemenin ihaleye katılımı ve rekabeti engellediğine karar verildiği” ifadesi de göz önünde bulundurulmalı, farklı marka kitlerle çalışabilen cihazlar tercih edilmelidir.
2.4.Kit’le Çalışacak Cihazın HibesiKitle çalışacak cihazın ihale yapılmaksızın hibe ve bağış yoluyla temini bu cihazla kullanılacak kitlerin de hibe olarak alınmasını gerektirmekte aksi halde rekabetin önü kesilmiş olmaktadır. Her ne kadar sonraki dönemde daha ileri düzenlemeler yapılmış olsa da 19.01.1996 tarihinde yayımlanan Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü genelgesinde yer verilen “…bağış ve diğer yollarla cihaz alımında kullanılacak kitlerin de bağışlanması şartı aranacaktır.” düzenlemesine değinmek gerekmektedir.
Bununla birlikte uygulamada cihaz ve kiti hibe edildiğinde bir süre sonra hibe edilen cihazın beraberinde bağışlanan kitler tükenmekte, idare bu cihazla çalışabilecek kit satın alarak aynı cihazın kullanmaya devam etmektedir. Bu uygulamanın yürürlükteki mevzuatta yeri olmadığı ve rekabet ilkesine aykırı olduğu görülebilmektedir.
Hibe edilen cihaz henüz çalışır durumda iken yukarıdaki uygulamanın mevzuata uyarlığının bulunmaması nedeniyle kit alımı için yeniden kitle birlikte cihaz edinmek ise hibe edilen cihazın yeterli süre kullanılamayarak israfı anlamına gelecektir.
Bu durumda her iki alternatifin sakıncasını gidermek için kitle birlikte cihaz hibesi kabul etmemek tavsiye edilebilecektir.
2.5.“Kapalı Sistem” Cihazın Hibe edilmesi
Kitle çalışacak cihazın “Kapalı Sistem” olarak adlandırılan yalnızca aynı marka kitle çalışan özellikte olması daha hatalı bir uygulama olarak göze çarpmaktadır.
Borçlar Kanunu’nun 234’üncü maddesinde hibe; “…mukabilinde bir ivaz taahhüt edilmeksizin malın diğer bir kimseye temliki” şeklinde tanımlanmaktadır. Ancak kitle birlikte kapalı sistem (yalnızca aynı marka kitle çalışabilen) cihazın hibesi ve hibe edilen söz konusu cihaza sonraki yıllarda sürekli aynı marka kitin temini rekabet koşullarının ihlali anlamına gelebilecek, söz konusu hibe karşılığında uzun yıllar kit satın alındığından ivazlı-karşılıklı bir mahiyete bürünmüş olacaktır.
2.6.Kit Test Sayıları ve “İş Artışı”nın UygulanmasıKamu İhale Genel Tebliğinde değinilen “toplam test sayısı belirtilerek teklif alınması ve kitlerin sayısının yıl içerisinde değiştirilerek toplam test sayısında alımın sonuçlandırılması…” gibi uygulamalardan kaçınılarak her kit başına gösterilen sayıda birim fiyat teklif alınması hususuna dikkat edilmelidir. Aksi halde saydamlık ve rekabete açıklık ilkesinin zedeleneceği söylenebilecektir.
Yapılan ihalelere ait teknik şartnameler incelendiğinde “Test sayıları hastane yönetiminin ve laboratuar hekimlerinin isteğine göre (istenen test sayılarındaki değişiklikler göz önüne alınarak) değiştirilerek kitlerin toplam bedeli değişmemek şartıyla kitler arasında değişiklik yapılabilir” şeklindeki yukarıdaki Genel Tebliğ hükmüne aykırı maddelere rastlanabilmektedir.
Rekabeti zedeleyebilecek ve kit fiyatları arasında fark olması ve test miktarında fazlaca değişikliğin yapılması halinde saydamlık ilkesi ihlal edilmiş olabilecektir. Bu nedenle söz konusu uygulama yerine 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu 24. Maddesinin “Mal ve hizmet alımlarıyla yapım sözleşmelerinde, öngörülemeyen durumlar nedeniyle bir iş artışının zorunlu olması halinde, artışa konu olan iş idareyi külfete sokmaksızın asıl işten ayrılmasının teknik veya ekonomik olarak mümkün olmaması şartlarıyla birim fiyat teklif almak suretiyle ihale edilen mal ve hizmet alımları sözleşmelerinde % 20'sine kadar oran dahilinde, süre hariç sözleşme ve ihale dokümanındaki hükümler çerçevesinde aynı yükleniciye yaptırılabilir.” Düzenlemesi uygulanmalıdır.
2.7.Cihazın Yaşı
Genelgelerde yer alan “…beş yaşına kadar cihaz alınabileceği…” gibi düzenlemelere karşın teknik şartnamede kullanılmamış-yeni cihaz istenmesi veya bu sürenin genelgede belirtilen süreden daha az bir süreyle sınırlanması da rekabetin ihlali anlamına gelebilecektir.
3.TEKNİK ŞARTNAMELERDE YER VERİLEN HUSUSLAR
Teknik Şartnameler, kit karşılığı cihaz alımında hukuki anlaşmazlıklara sebep olmaması ve rekabeti engellememesi için büyük dikkatle hazırlanmalıdır. İhale sürecinde görev alan personelin, hukuki ve mali sorumlulukla karşı karşıya kalmamaları için şartnamenin her cümlesi üzerinde hassasiyetle durmaları gerekmektedir.
Sağlık Bakanlığı, şartname hazırlığına yardımcı olabilmesi için Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğünün 14.01.2002 tarihli genelgesi ekinde ‘Örnek Şartname Formatı’na yer vermiş, idarelerin burada belirtilen hususlara yer vermesini asgari şart olarak belirlemiştir.
Bu bölümde öncelikle söz konusu formatta yer alan ifadeler özetlenmiş, ardından bazı ihale şartnamelerinde gözlemlenen ve ihalenin sağlıklı şekilde sonuçlanması ve uygulamada sorun çıkmaması için fayda sağladığı görülen şartname maddelerine değinilmiştir.
3.1.Genel Olarak Dikkat Edilmesi Gerekenler
Kit karşılığı cihaz ihale şartnamelerinde cihazın teknik özelliklerine ve idarenin taleplerine yer verilirken tereddüde, farklı yorumlara veya koşulların birbirleri ile çelişmesine yol açmamalı, kısa ve net ifade ve anlaşılır bir dil kullanılmalıdır.
Şartnamelerde, bir taraftan alınacak malzemeyi çok geniş bir kalite aralığında tanımlayan ve malzeme kalitesini düşürecek derecede serbestlik sağlayan, cihazın verimliliğini ve fonksiyonelliğini etkileyecek hükümler koymaktan kaçınılmalı diğer taraftan gerekli ve yeterli nitelikten fazlası talep edilmek suretiyle az sayıda isteklinin ihaleye iştirak etmesi ve kamu kaynağının israfına sebep olunmamalıdır.
Şartname ifadelerinin önce yürürlükteki Kamu İhale Mevzuatına ardından kurumun kendi düzenleyici işlemlerine aykırı ve bunlarla çelişik ifadeler barındırmamasına özen göstermelidir.
3.2.Genel Ekinde Yer Verilen Teknik Şartname Formatı: Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğünün 14.01.2002 tarihli genelgesi ekinde ‘Örnek Şartname Formatı’na yer verilmiş ve burada teknik şartnamede yer verilmesi gerekli hususlar sıralanmıştır.
Her ne kadar sonraki yıllarda çıkarılan genelgelerle yer verilmesi istenen başka konular bulunsa da Şartname hazırlığında yol gösterici olacak bu formatın içeriğindeki bölümler ve önemli hususlara değinilmiştir.
Yukarıda adı geçen genelgede;
Reaktiflerin özellikleri konusunda,
Reaktiflerin cihaz ile uyumluluğu, firmaya ait özel etiket ve barkod taşıması, orijinal ambalajında olması,
Sarf malzemelerinin yüklenici tarafından ücretsiz olarak karşılanması gerektiği
Kitlerin kaç testlik ambalajlarda olduğu, zamanında bitirilemeyen kitler için hastane zararının en aza indirilmesi için kitlerin en küçük ambalajlarda olması,
Kitlerin tesliminin parti parti olacağı, miatlarının teslim tarihinden itibaren en az 6 ay olacağı, son kullanma tarihinden üç ay öncesinden haber vermek kaydıyla miktarı ne olursa olsun uzun miadlılarla değiştirileceği,
Kitlerin hatalı sonuç vermesi halinde yenileriyle değiştirileceği,
Firmaların iç kalite kontrol serumlarını sözleşme süresince ücretsiz olarak karşılıyacakları,
Cihazın teknik özellikleri konusunda,
Cihaz test kapasitesi ve cihaz kapsam tanımı (Ekran, yazıcı, güç kaynağı)
İşlemleri random acces(rastgele erişimli) çalışabilmesi
Reaktifin yerleştirilmesi ile sonucun alınması arasında mudahaleye gereksinim duyulmaması, sistem çalışırken numune girilebilmesi,
Tercih nedeni özellikler bakımından,
İstenenin üzerinde test hızı,
Kullanılacak sarf malzemelerinden dolayı işletme maliyetinin düşüklüğü,
Daha kapasiteli analiz programı,
(Tercih nedenleri, aradaki farkın maliyeti dengeleyici unsur teşkil etmesi halinde işletilmesi gerektiği)
Cihaz montajı ve eğitim verilmesi konusunda,
Montajın firma tarafından ücretsiz yapılacağı, laboratuarda altyapı değişikliğinin gerekmesi halinde maliyetin firma tarafından karşılanacağı, cihaz çalışması için gerekli su elektrik gibi ihtiyaçları idarenin karşılayacağı,
Cihazı kullanılacak personelin eğitimi firma tarafından karşılanacak, kullanım klavuzu ve diğer dokümanın Türkçe olarak kuruma verileceği,
Cihaz garantisi, muayene ve kabul konusunda,
Kullanılacak yedek parça dahil sözleşme süresince ücretsiz olmak kaydıyla garanti
Arıza durumunda 24 saat içinde müdahale, onarılamama halinde yedek cihazla değişiklik yapılması, aksi halde aksi halde aksayan test maliyeti kadar ceza ödenmesi,
Deneme kullanımı yapılacağı, muayene sırasındaki masraflar ve doğabilecek hasarın firmaca karşılanacağı,
Tekliflerin hazırlanması konusunda,
Şartnameye uygunluk belgesinin hazırlanması gerektiği menşe belgeleri, standart ve satıcı etkti belgelerinin ve cihazla ilgili diğer teknik dökümanların beraberinde verilmesi gerektiği,
Hususlarına yer verilmesi gerektiği düzenlemesi yapılmıştır.
3.3. Bazı Örnek Şartname İfadeleri
Teknik Şartnamelerin içeriğinde bulunması gerekenler büyük oranda yukarıda aktarılan genelge ekinde bildirilmekle birlikte hastane idareleri tarafından rekabeti engellememek, saydamlık ve açıklık gibi temel ilkelere uygun olmak şartıyla şartnamelere konulan hükümler bulunmaktadır. Bu hükümlerden bazıları tüm şartnameler için örnek sayılabilecek hüviyette olabilmektedir. Bu bölümde söz konusu ifadelerden bazılarına yer verilecektir.
Ücretsiz sarf malzemesi: Sarf malzemelerinin firma tarafından ücretsiz olarak karşılanması hükmü şartnamelerde gerekli ayrıntıya kavuşturulmuş, kastın ne olduğu söz konusu malzemeler açıklıkla sıralanarak tereddütler giderilmiştir.
Kitlerin küçük ambalajlarda sunulması: Hastanenin zamanında bitirilemeyen kitlerle uğrayacağı zararının en aza indirilebilmesi için reaktiflerin en küçük ambalajlarında olması gerektiği şeklinde örnek şartname formatında yazılı ifade ayrıntılandırılmakta, Daha az miktarda test istemi için daha küçük ambalajların öngörülmesi, sınırlayıcı hüküm konulması söz konusu olabilmektedir. “Test istemi 1.000 olan kitler en fazla 200 testlik ambalajda olmalıdır.” Şeklindeki ifade bu yaklaşıma örnek verilebilir. “İstekli firmalar hangi reaktifleri ne miktarda ambalajlarda vereceklerini liste halinde bildirmelidirler.” ifadesi de istekliler arasında karşılaştırma ve tercihi kolaylaştırması yönünden önem taşımaktadır.
Eksik reaktiflerin tamamlanması: “Cihazlarla birlikte kullanılacak reaktiflerden herhangi birinin veya birkaçının teklifte firma tarafından belirtilen ve taahhüt edilen test miktarı kadar test çalışmaya yetmediği test sayısının eksik kaldığı tespit edildiği takdirde firma eksik test miktarı kadar reaktif açığını ücretsiz olarak temin etmeyi taahhüt ve temin edecektir.” ifadesine rastlanmaktadır.
Onarılmama halinde cezai şart: Örnek şartnamede “Yedek parça ve garantili cihaza arıza durumunda 2 saat içinde müdahale ve onarılmayan cihaz 72 saat içinde firma tarafından yedek bir cihazla değiştirilmesi yanında firmanın bir iş gününü geçen arızalarda her aksayan test maliyeti (Bütçe Uygulama Talimatındaki Fiyat) kadar ceza ödeyeceği” hükme bağlanmakla aksamanın devamı halinde uygulanacak cezai müeyyideye yer verilmemiştir. Bazı şartnamelerde bu önemli boşluğun doldurulduğu gözlenmekte; “Cihazın 72 saat içinde çalışır hale getirilmediği takdirde, yüklenici 72 saatten sonra bu durumun devam ettiği her gün için ihale bedelinin % 0,5 (bindebeşi) oranında ceza ödeyecektir” ifadesine yer verildiği görülmektedir.
Hastane otomasyonuna uygunluk: Cihazın hastane otomasyon sistemine uygunluğu da şartnamelerde yer bulan ifadelerdendir. “Cihaz otomasyon sistemine uygun network bağlantı sistemine sahip olmalıdır veya cihazın hastane otomasyon sistemine uyumlu hale getirilmesi ve LİS bağlantısı ihale uhdesinde kalan firma tarafından ücretsiz olarak sağlanmalıdır” şartı buna örnek olarak verilebilir. Ayrıca yine otomasyonda kullanılmak üzere “cihazda barkod okuyucusu olmalıdır.” ifadesine de yer verilmektedir.
Test sayısı için esas alınacak kriter: İdare ile firma arasında tahakkuk edecek kit sayısı konusunda hukuki anlaşmazlıklar çıkmasına engel olmak üzere bazı şartnamelerde “İhale uhdesinde kalan firmaya hastane idaresinin yapacağı ödemelerde firmanın hastane ayniyatına teslim ettiği test sayıları değil laboratuarda çalışılan net test sayıları esas kabul edilecektir yani hasta sonucu satışı kadar ödeme yapılacaktır. Bu konuda hastane otomasyon sistemi ve laboratuarın bildireceği çalışılmış ve otomasyonda sonucu onaylanmış net test sonuç sayıları esas kabul edilecektir.” ifadesi kullanılmıştır.
4. SONUÇ
Kitle birlikte cihaz edinme uygulamaları teknik bilgi ile beraber güncel mevzuat bilgisi gerektirmesinden dolayı sıklıkla rekabet ve saydamlığın ihlaline konu olabilmekte, bu durum ise daha çok şartname hazırlamalarında eksiklik ve yanlışlıklardan ileri gelmektedir. Bu çalışmada rekabet ihlaline sebep olabilen çeşitli hususlar üzerinde durulmuş, ayrıca hukuki anlaşmazlıklara sebep olunmaması ve rekabetin engellenmemesi için şartnamelerde bulunması gereken hükümlere değinilmiştir.
Söz konusu alımın Sağlık Bakanlığına bağlı sağlık kuruluşları ile birlikte üniversite hastanelerinde de uygulanmakta ise de yukarıda değinilen Sağlık Bakanlığı genelgeleri üniversitelerce de uygulanarak verimli, etkin ve ekonomik alım sağlanabilecektir. Nitekim bu genelgeler rekabet ve saydamlık ilkelerinin temini amacıyla genel hususlarda düzenleme yapmıştır.
--------------------------------------------------------------------------------
[1] Kitler; sağlık hizmeti veren kuruluşların laboratuarlarında tahlil ve tetkik amaçlı kullanılan malzemeler için yararlanılan, tahlil yapılacak maddeyle reaksiyona geçerek gerekli sonucun elde edilmesine yardımcı olan reaktifler, kimyasal maddelerdir.
Kaydol:
Kayıtlar (Atom)
